Анализ долговой тетради по товарам, взятым в долг
Графа «что взял» в долговой тетради — источник полезных выводов: какие товары чаще уходят в долг и как это влияет на закупку и лимиты.
Содержание· 6 разделов
Долговая тетрадь обычно нужна, чтобы помнить, кто сколько должен. Но в ней лежит и другая информация — о том, что именно люди берут без денег. Если графа «что взял» заполнена, раз в месяц из неё можно сделать выводы для закупки, цен и лимитов.
Анализ долгов покупателей — это простой подсчёт: какие товары и на какие суммы ушли в долг за период и у кого эти долги задерживаются. Ни программ, ни бухгалтера для этого не нужно — хватит ручки и получаса.
Зачем графа «что взял»?
Без этой графы запись выглядит так: «Азиз, 85 000 сумов». Через месяц уже не вспомнить, была ли это мука на неделю или сигареты с газировкой. А от этого зависит и разговор о возврате, и решение о следующем долге.
Подробно заполнять графу не нужно. Достаточно двух-трёх слов: «мука 25 кг», «масло, сахар», «детская смесь». Если товаров много, пишите главный и добавляйте «и др.». Как разлиновать тетрадь под эти поля, показано в статье образец разлиновки и заполнения долговой тетради.
12.09 · Азиз, ул. Навои · +998 90 123 45 67
Что взял: мука 25 кг, масло 5 л — 85 000 сумов.
Срок: до 25.09 (зарплата).
Простой анализ за месяц в 4 шага
Выберите один день в начале месяца и разберите прошлый месяц. Лучше делать это в тихий час, когда покупателей мало.
- Выпишите все долги за месяц — одну строку на запись: товар и сумма.
- Разбейте товары на 5–7 групп: мука и крупы, масло и сахар, молочное, детское, бытовая химия, сигареты и напитки, прочее.
- Посчитайте по каждой группе число записей и общую сумму.
- Отметьте, какие долги не вернулись в срок, и посмотрите, к каким группам они относятся.
Например, в магазине «Нурафшон» за сентябрь набралось 110 записей. После подсчёта картина получилась такой (цифры условные).
Мука и крупы — 34 записи, 2 900 000 сумов, просрочено 4.
Масло и сахар — 22 записи, 1 350 000 сумов, просрочено 2.
Детское питание и подгузники — 15 записей, 1 600 000 сумов, просрочено 1.
Сигареты и напитки — 27 записей, 540 000 сумов, просрочено 11.
Прочее — 12 записей, 480 000 сумов, просрочено 3.
Уже по таким цифрам видно главное: крупные суммы приходятся на основные продукты, а больше всего просрочек — на мелкие покупки «для себя».
Какие выводы сделать о закупке, цене и лимите?
Закупка
Если мука и крупы стабильно уходят в долг большими объёмами, значит, эти деньги вернутся не сразу. Закупайте такой товар с учётом того, что часть выручки придёт через две-три недели, а не в день продажи.
Цена
Товар с маленькой наценкой, который часто уходит в долг, может почти не приносить прибыли: деньги заморожены, а заработок — копейки. Пересмотрите, стоит ли давать такой товар в долг без ограничений.
Если решите поднять цену, новая цена действует только для новых продаж. Сумма уже записанных долгов не меняется: покупатель брал товар по прежней цене и возвращает именно её.
Лимит
Если мелкие долги на сигареты и напитки чаще всего не возвращаются в срок, разумно поставить на них отдельное правило: например, не больше 50 000 сумов на человека. Как рассчитать общий лимит, разобрано в статье как рассчитать лимит долга для покупателя.
Сезонные изменения
Состав долгов меняется в течение года. Перед Наврузом, Новым годом и другими праздниками растут долги на муку, масло, сладости. Перед 1 сентября — на канцтовары и детское. Летом больше напитков, осенью, в сезон свадеб, — крупных покупок на тои.
Если сравнить один и тот же месяц в разные годы, вы заранее увидите, когда вырастет спрос на покупки в долг и на какие группы. Как подготовиться к таким периодам, описано в статье праздники, свадьбы и долги в сезон.
Например, если в прошлом марте долги на муку и масло выросли почти вдвое, в этом году перед Наврузом можно заранее договориться с постоянными покупателями о сроках и не выдавать новые долги тем, кто не закрыл старые.
Как сделать анализ привычкой?
- Одна дата каждый месяц — например, первое воскресенье. Запишите её на обложке тетради.
- Одни и те же группы товаров. Если группы меняются, месяцы нельзя сравнить.
- Короткий итог на отдельной странице: три строки — что выросло, что просрочено, что решили.
- Одно решение за раз. Изменили лимит на мелочь — посмотрите результат через месяц, потом двигайтесь дальше.
Сентябрь. В долг больше всего — мука и крупы (2,9 млн сумов).
Просрочка — в основном сигареты и напитки (11 из 27 записей).
Решение: на сигареты и напитки — лимит 50 000 сумов, проверим в октябре.
Частые ошибки
- Графу «что взял» не заполняют. Без неё анализ сводится к угадыванию.
- Считают только суммы. Число записей и просрочки важны не меньше: сто мелких долгов отнимают больше времени, чем один крупный.
- Делают выводы по одному месяцу. Праздник или свадьба в махалле легко искажают картину.
- Анализ не превращается в решение. Цифры посчитали, но ни закупка, ни лимиты не изменились.
Полчаса в месяц на такой разбор окупаются: вы понимаете, где лежат деньги магазина, и принимаете решения по записям, а не по ощущениям.