Образец разлиновки и заполнения долговой тетради

Взять новую тетрадь и начать чертить линии на глаз — обычный путь, из-за которого через месяц не хватает места для суммы или срока. Ниже — готовая разлиновка и то, как выглядит уже заполненная строка.

Этот образец — про саму страницу. О том, как вести записи каждый день и проверять их раз в неделю, подробнее рассказано в статье о долговой тетради в магазине.

Разлиновка занимает пять минут, а пользоваться готовой страницей потом можно месяцами. Ниже — какие графы обязательны, как выглядит заполненная строка и что делать, когда место на странице заканчивается.

8 обязательных граф

1. Дата — день, когда взят товар или деньги.
2. Покупатель — имя и фамилия, без прозвищ вроде «сосед Рустам».
3. Телефон — главный способ найти покупателя, если он перестанет заходить.
4. Товар — что именно взято, коротко: «мука, масло», «телефон в чехле».
5. Сумма — сколько стоит взятое, в сумах.
6. Оплачено — сколько уже вернули, пусть даже частями.
7. Остаток — сумма минус оплачено; это число проверяют в первую очередь.
8. Срок — конкретный день, когда покупатель обещал закрыть долг.

Если эти восемь граф на месте, вопрос «кто, сколько и когда» не возникает даже через месяц после записи. Урезать список не стоит: пропущенный телефон или нечёткий срок — самые частые причины, из-за которых потом сложно вернуть долг или хотя бы напомнить о нём.

Если в магазине по очереди работают несколько продавцов, полезна девятая, необязательная графа — «кто записал». Тогда при недостаче или споре сразу видно, кто оформлял конкретную продажу в долг, а не только сам факт, что долг был записан.

Образец заполненной страницы

Цифры — условный пример: в своей тетради вы указываете реальные суммы и товар вашего магазина. Ещё одна строка того же дня может выглядеть короче — не каждая запись требует всех подробностей, но все восемь граф всё равно заполняются.

Место под частичные оплаты

Под каждой строкой оставьте одну-две пустые строчки. Когда покупатель приносит часть суммы, дату и сумму дописывают в свободную строку, не стирая исходную запись, а остаток пересчитывают заново.

Например, у Рустама-ака из примера выше остаток 250 000 сумов. Если 15 сентября он приносит ещё 100 000 сумов, запись выглядит так: «Оплачено: 100 000 сумов (15 сентября)» строкой ниже, а новый остаток — 150 000 сумов. Обе записи об оплате остаются видны, и через месяц понятно, сколько всего и когда было внесено.

Если места не хватило, старую строку зачёркивают одной чертой, пишут «остаток __ сумов, продолжение на стр. __» и переносят запись на новую страницу с пометкой даты переноса. Зачёркнутую строку не вырывают и не закрашивают — она остаётся частью истории долга.

Отдельная страница на покупателя или общий список?

Покупателю, который берёт в долг регулярно — например, соседу, заходящему каждую неделю, — удобна отдельная страница: вся история видна сразу, и не нужно листать тетрадь в поисках старых записей.

Для разового или редкого долга хватает общего списка на несколько покупателей. Здесь важно точно записывать имя и фамилию, иначе двух тёзок в общем списке легко перепутать.

Смешанный вариант тоже работает: пара страниц в начале тетради — под общий список разовых долгов, а дальше — отдельные страницы для двух-трёх покупателей, которые берут в долг чаще остальных.

Как подводить итог страницы?

В конце каждой страницы вручную складывают два числа: общую выданную сумму по всем строкам и общий остаток. Эти два итога отвечают на главный вопрос — сколько денег магазина сейчас «на руках» у покупателей.

Например, если на странице пять записей на общую сумму 1 200 000 сумов, а оплачено пока 400 000 сумов, итоговый остаток страницы — 800 000 сумов. Это число стоит переносить на первую страницу тетради общим списком, чтобы не листать всю тетрадь ради одной цифры.

Складывать колонку в столбик каждый раз утомительно, а на длинной странице легко ошибиться. В приложении Haqqim.uz остаток и итог по каждому покупателю считаются сами — вы вводите только имя, сумму и срок; подробнее — на странице тарифа.