Как вести учёт в маленьком магазине? Деньги, товар, долги

В маленьком магазине сложный учёт не нужен — нужен постоянный. Четыре части, если их вести каждый день без пропусков, дают полную картину: сколько денег в кассе, сколько должны вам, сколько должны вы и сколько магазин реально заработал за месяц.

Ниже — что именно входит в каждую часть, с какой периодичностью её проверять и какие ошибки чаще всего ломают всю систему учёта в небольшом магазине.

Четыре части учёта магазина

• Дневная касса. Что пришло и ушло наличными и на карту за день.
• Долги покупателей. Кто взял товар в долг и когда обещал вернуть.
• Долги поставщикам. Что вы должны за поставленный товар и к какому сроку.
• Прибыль за месяц. Выручка минус себестоимость товара и расходы.

Каждая часть требует своего времени — ежедневного, еженедельного или ежемесячного. Если пропустить хотя бы одну, картина перестаёт быть полной: например, без учёта долгов поставщикам легко решить, что денег в кассе больше, чем есть на самом деле.

Эти четыре части не заменяют друг друга. Дневная касса показывает движение наличных сегодня, долги покупателей — сколько денег ещё вернётся, долги поставщикам — сколько денег скоро уйдёт, а прибыль за месяц сводит всё вместе в одну итоговую цифру.

Касса и долги каждый день

В конце дня сверяют кассу: сколько наличных должно быть по формуле «выручка минус отданное в долг плюс возвращённые долги минус расходы из кассы». Если сумма не сходится, разбираются сразу, а не через неделю, когда причину уже не вспомнить.

Новый долг покупателя записывается в момент продажи — имя, телефон, сумма, срок. Подробный порядок — в статье про долговую тетрадь.

Если фактическая сумма в кассе отличается от расчётной больше чем на несколько тысяч сумов, это повод проверить записи за день, а не списывать разницу на «наверное, где-то обсчитались».

Такую сверку легко делать без калькулятора — достаточно одной строки в конце дневной записи. Через месяц привычка занимает не больше пары минут вечером, зато сразу видно, если что-то пошло не так.

Должники и поставщики каждую неделю

Раз в неделю, в выбранный день, просматривают список должников: кто просрочил, у кого срок на этой неделе. Тогда же смотрят долги поставщикам — чтобы платёж не оказался неожиданностью в день, когда денег в кассе меньше обычного.

Например, в понедельник утром вы видите: три покупателя просрочили долги на общую сумму 480 000 сумов, а в четверг нужно заплатить поставщику стройматериалов 2 000 000 сумов. Если денег в кассе к четвергу не хватает, есть три дня, чтобы либо собрать часть просроченных долгов, либо договориться с поставщиком об отсрочке на пару дней.

Подробный порядок такой еженедельной проверки долгов покупателей — с конкретными вопросами и действиями — описан отдельно в статье про отчёт по должникам. Тот же ритм подходит и для проверки долгов поставщикам.

Прибыль и отчёт по долгам каждый месяц

В конце месяца считают прибыль: выручка минус себестоимость проданного товара и расходы — аренда, зарплата, коммунальные. Отдельно смотрят на общую сумму долгов покупателей: если она растёт быстрее выручки, часть «прибыли» на самом деле ещё не у вас в руках.

Например, магазин продал за месяц на 40 миллионов сумов, но 6 миллионов из этой суммы — долги, которые ещё не вернулись. Реальные свободные деньги — меньше, чем показывает общая выручка.

Этот последний шаг — самый частый пробел в учёте маленьких магазинов. Прибыль на бумаге и деньги, которыми можно распоряжаться сегодня, — не одно и то же, пока покупатели не вернули долги в кассу.

Чем вести учёт?

Кассу удобно вести в тетради или блокноте, а долги — там, где их проще всего проверять по сроку. Haqqim.uz собирает долги покупателей в одном месте: запись делается голосом, просроченные видно сразу вверху списка, а отчёт за месяц формируется автоматически.

Формат — вопрос удобства, а не строгости. Главное, чтобы все четыре части проверялись регулярно, а не «когда вспомнится».

На базаре, где день расписан по минутам, важнее всего скорость записи: любой способ, который занимает больше десяти секунд на одну запись, рано или поздно бросают в часы наплыва покупателей. В тихом магазине стройматериалов, где сделок в день меньше, но суммы крупнее, важнее подробность записи и напоминание о датах оплаты поставщикам.

Пять частых ошибок

1. Кассу не сверяют каждый день, а только когда закрадывается подозрение — к этому моменту причину расхождения уже не вспомнить.
2. Долги покупателей и поставщиков считают отдельно от общей прибыли — и выручка на бумаге выглядит лучше, чем реальное положение дел.
3. Мелкие долги не записывают — «это же мелочь», а за месяц таких мелочей набегает заметная сумма.
4. Прибыль считают по выручке, забывая вычесть себестоимость товара — так магазин может годами «работать в плюс» только на бумаге.
5. Учёт ведёт один человек, и при его отсутствии (болезнь, поездка) всё останавливается на неделю или больше.

План на первый месяц

Начните с одной части — например, дневной кассы. Через неделю добавьте долговую тетрадь, ещё через неделю — учёт долгов поставщикам. К концу первого месяца у вас будет достаточно данных, чтобы посчитать реальную прибыль.

Не пытайтесь наладить все четыре части одновременно с первого дня — это частая причина, по которой учёт бросают через неделю. Постепенный переход приживается лучше, чем резкий.

Неделя 1: только дневная касса, каждый вечер без пропусков. Неделя 2: добавляется долговая тетрадь с шестью полями на каждую запись. Неделя 3: долги поставщикам с датами оплаты. Неделя 4: первый подсчёт прибыли по формуле «выручка минус себестоимость минус расходы», с поправкой на незакрытые долги покупателей.

После первого месяца станет ясно, какая часть требует больше всего времени именно в вашем магазине — обычно это долги покупателей, если их много и они мелкие, как в продуктовом магазине у дома, или долги поставщикам, если магазин работает с несколькими крупными поставками в месяц.

Отдельно можно посмотреть, что входит в тариф Haqqim.uz и сколько он стоит.