Продажа в долг юрлицу с договором и счёт-фактурой

Соседнее кафе берёт у вас овощи и масло каждую неделю. Детский сад заказывает моющие средства. Строительная фирма просит отпустить цемент «с оплатой через месяц». Это уже не соседская насия: ваш покупатель — организация.

С организацией правила другие, и лучше знать их до первой отгрузки, а не после первой просрочки.

Почему с организацией — только письменно?

Продажа в долг юридическому лицу — это поставка товара организации с отсрочкой оплаты. Главное отличие от продажи соседу: сделки с участием организации, как правило, оформляются письменно независимо от суммы. Для займа это прямо сказано в ст. 733 ГК РУз.

Письменный договор защищает обе стороны:

• в нём закреплено, что именно, по какой цене и когда поставляется;
• понятно, до какого числа организация должна заплатить;
• при смене директора или бухгалтера договорённость не теряется;
• в споре вместо устных слов есть документ.

Если документа нет, а сделку нужно было оформить письменно, опереться на показания свидетелей в споре не получится (ст. 109 ГК РУз). Общие правила — в статье долги и закон в Узбекистане.

Что указать в договоре?

Договор не обязательно должен быть длинным. Главное — чтобы он отвечал на вопросы, которые потом могут стать спорными.

1. Стороны: полное название организации, ИНН, адрес, кто подписывает и на каком основании; ваши данные.
2. Товар: наименование, количество и цена. Если цены меняются, договор может ссылаться на прайс-лист, но в накладной цена фиксируется на день отгрузки и потом не пересчитывается.
3. Порядок поставки: разовая или регулярная, по заявкам.
4. Срок оплаты: например, в течение определённого числа дней после каждой отгрузки.
5. Лимит отсрочки: максимальная сумма, которую организация может быть должна одновременно.
6. Порядок сверки: например, акт сверки раз в месяц.
7. Что делать при просрочке: приостановка отгрузок до оплаты просроченного и порядок согласования нового срока. Сумма долга при этом не растёт.

Перед первой отгрузкой в долг проверьте и саму организацию:

• точное название и ИНН — они должны совпадать в договоре, накладных и счетах-фактурах;
• кто директор и кто вправе подписывать договор;
• как давно организация работает и с кем из ваших знакомых уже сотрудничала.

Начните с небольшого лимита отсрочки. Повышайте его, только когда организация несколько раз подряд заплатила вовремя.

Закон позволяет вписать в договор неустойку за просрочку, но мы её не советуем: надбавка к долгу портит отношения с постоянным покупателем, а спор о её размере только затягивает возврат основной суммы. Надёжнее лимит отсрочки, приостановка отгрузок и письменная договорённость о новом сроке без доплаты. Разница между продажей в кредит и займом объяснена в статье товар в долг — это заём?

Счёт-фактура и накладная

Договор задаёт общие условия, а каждая отгрузка подтверждается своими документами.

• Накладная — документ о передаче товара: что, сколько, по какой цене, кто передал и кто принял. Подпись представителя покупателя на накладной подтверждает, что товар получен.
• Счёт-фактура — документ, на основании которого организация учитывает покупку и оплачивает её. В Узбекистане счета-фактуры между организациями, как правило, оформляются в электронном виде. Порядок и требования уточните у бухгалтера.

Следите за тем, кто принимает товар со стороны организации. Лучше заранее знать, кто вправе расписываться за получение. Какие документы для этого нужны, подскажет бухгалтер.

Например, Фарход-ака поставляет овощи в столовую при фирме «Сарбон» на 3 200 000 сумов в неделю. По договору оплата — в течение 10 дней после отгрузки. На каждую поставку есть накладная с подписью заведующей столовой и счёт-фактура. Когда фирма сменила бухгалтера, все долги восстановили по документам за один день.

Срок оплаты и контроль

Отсрочка в договоре — это не «когда-нибудь». Каждой отгрузке соответствует своя дата оплаты. Ведите простой список:

Если одна оплата задержалась, позвоните бухгалтеру организации в тот же день или на следующий — вежливо, с номером накладной и суммой.

Правило лимита работает и здесь. Если просроченный долг есть, а общая сумма подошла к лимиту из договора, новую партию отгружайте только после оплаты. Спокойно объясните это заранее, а не в день отгрузки.

Сверка и претензия при просрочке

Если просрочка затянулась, действуйте по порядку:

1. Акт сверки. Отправьте организации акт с перечнем отгрузок и оплат и попросите подписать. Так вы фиксируете сумму долга.
2. Приостановка отгрузок. Если это предусмотрено договором — до оплаты просроченного.
3. Письменная претензия с суммой, ссылками на договор и накладные и сроком оплаты.
4. Юрист. Если претензия не помогла, обсудите дальнейшие шаги. В спорах между организациями бывают свои обязательные этапы до суда — уточните их заранее.

Если организация признаёт долг, но временно не может заплатить, договоритесь о новом сроке или графике погашения письменно, например дополнительным соглашением. Сумма долга при переносе срока не увеличивается: так проще получить деньги и сохранить клиента.

Пошаговый разбор с образцом претензии и графиком погашения — в статье о том, как вернуть долг оптового клиента. Как составить сам акт, показано в статье акт сверки с поставщиком.

И помните о сроках: общий срок исковой давности — три года (ст. 150 ГК РУз). Не откладывайте долг организации «на потом», даже если с ней хорошие отношения.